Gestión del cambio: ¿qué es y cuál es su importancia en las empresas?

El uso de técnicas adecuadas puede ayudar a que las empresas logren una ágil transición y cambio organizacional que las impulse a nuevas formas de trabajo. El resultado de ello será la creación de organizaciones más ágiles en terrenos de eficacia y gestión del cambio. La tecnología es el mejor recurso en temas de cambio e innovación y con una gestión del cambio correcta se pueden poner en marcha nuevos procesos sin incomodar al equipo, más aún cuando estamos acostumbrados a “lo que siempre hicimos” y a una forma de trabajo “a la que nos hemos adaptado”, pese a que una nueva opción sea mejor.

“El cambio es difícil porque las personas sobrestiman el valor de lo que tienen y subestiman el valor de lo que pueden ganar al renunciar a eso” – James Belasco & Ralph Stayer

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¿Qué es la gestión del cambio en el mundo empresarial?

Son métodos o estrategias que implementa una empresa u organización para mejorar procesos internos y externos. Para ello, se debe preparar y apoyar a los empleados, así como analizar los procesos previos y posteriores para asegurar una correcta transición. El cambio supone todo un desafío y aunque parezca sencillo, no lo es: requiere de la cooperación del personal en general. Los cambios son el ingrediente principal para que una organización crezca y prospere.

El uso de nuevas tecnologías, como softwares de gestión de procesos o un CRM, pueden ayudar a optimizar el tiempo y mejorar la experiencia de cambio en el empleado y el cliente. Es verdad que siempre existe la opción de fallar en el proceso por errores humanos, pero para ello es importante incluir a las personas en el proceso de cambio, no solo en la formación, sino también en comunicar los objetivos a los que se apunta y no generar incertidumbre.

Beneficios de la gestión del cambio

El éxito en procesos de cambio depende de una planificación clara que incluya asistencia antes, durante y después de la implementación. Esto hará que la transición sea mucho más fluida tanto para cambios pequeños como grandes. Teniendo en cuenta esto, se logrará una gestión del cambio eficiente que permitirá:

• Implementar procesos (paso a paso) con los que se administren y supervisen transiciones amplias
• Tener objetivos de negocio claros
• Generar procesos sólidos que ayuden a que el equipo se adapte y tome la transición con naturalidad
• Dinamizar la empresa
• Reducir el miedo al cambio
• Aumentar la probabilidad de cambio con resultados satisfactorios
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Pasos a seguir para aplicar una gestión del cambio exitosa

Antes de empezar con una transición es básico pensar en el impacto que esta tendrá en la organización y en quienes la conforman, a distintos niveles y equipos. Una vez entendido esto, se puede iniciar un proceso de cambio siguiendo estas recomendaciones:

• Se debe plantear cuando se experimenta una clara resistencia al cambio y abarca toda la organización.
• Implementar herramientas o tecnologías para toda la empresa.
• Tener un flujo claro de trabajo con fechas concretas y deadlines.
• Si es necesario, hacer cambios en la estructura organizacional o de liderazgo, así como en temas de cultura o valores de trabajo.
• El cambio debe ser adoptado por todos, incluyendo a los ejecutivos. Estos deben repartirse la responsabilidad.
• No siempre menos es más. En este caso, es vital tener en cuenta que la inversión debe ir en la misma línea de los objetivos que se plantean y las metas que se quieren cumplir.
• Tener claro que el cambio es progresivo. En el camino, se debe ir midiendo el nivel de aceptación y realizar pruebas pilotos de mejora antes de lanzar una nueva estrategia o iniciativa.
• Elaborar un plan o estrategia donde los tiempos de adaptación sean coherentes, reales y asequibles. Los tiempos reducidos harán que el proceso de cambio no funcione. De la misma manera, presionar a los departamentos e incluyéndoles nuevas obligaciones, solo generará que descuiden sus actividades cotidianas y finalmente no cumplan bien ninguna.
• No se puede ignorar a los trabajadores. Los empleados serán los que utilizarán la nueva tecnología; por lo tanto, no considerarlos ni tomar en cuenta sus opiniones es un gran error.
• Es necesario contratar profesionales capacitados para lograr un buen diseño de estrategias, que se dediquen a la formación del personal, de la mano de una correcta capacitación, y que puedan analizar y dar seguimiento a los procesos.
• Mantener actualizados los beneficios y programas de RR.HH.
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